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Ayant nous même-plusieurs collaborateurs constamment en mouvement ou à distance, nous essayons d’offrir un outil qui permette un échange et une communication optimale au sein d’eXo mais également pour nos eXoers.

Voici quelques astuces (basées sur nos différentes expériences) vous permettant de créer une dynamique vertueuse au sein d’une équipe dont les membres collaborent à distance.

1- Être disponible

La clé d’une collaboration efficace est la communication. Généralement, notre besoin de communiquer se manifeste par une demande d’information, une clarification ou une simple question pour mieux comprendre la tâche qui nous incombe. Au sein de vos locaux, il est assez facile de poser votre question à la personne concernée en vous tournant vers celle-ci dans votre open space, ou de simplement frapper à la porte de celui qui détient l’information dont vous avez besoin. En revanche, en ce qui concerne les équipes à distance, la tâche peut devenir légèrement plus ardue. En effet la dispo²nibilité de la personne dont vous avez besoin est plus difficile à déterminer, ce qui vous poussera généralement à tenter de solutionner votre problème seul.

Il est aujourd’hui évident qu’une équipe dont les membres travaillent à distance doivent s’armer d’une application de chat afin de pouvoir échanger, mais tentez de toujours vous mettre en “disponible”. L’intérêt n’étant pas de blablater toute la journée mais de simplement être présent pour chacun des membres en cas de nécessité.

2- Formuler correctement ses messages

Le temps est une ressource de valeur. Celle-ci est extrêmement précieuse pour vous mais également pour vos collaborateurs. Le temps utilisé afin de communiquer est un temps perdu pour l’accomplissement de vos autres tâches. Une des principales raisons poussant quelqu’un à travailler à distance est d’éviter les nombreux meetings (formels ou informels) afin de pouvoir avancer sur ses tâches. Tentez donc d’éviter de gâcher cette opportunité en envoyant des messages vagues ou incomplets à vos autres collaborateurs. Cela vous permettra notamment d’éviter les va-et-vient sur votre messagerie pour clarifier votre pensée.

De plus, il faut prendre en considération le temps de réponses à certains messages (décalages horaires, ou l’indisponibilité de votre collaborateur). Assurez-vous donc de fournir une information exacte et tentez d’être clair dans vos propos. Un message avec un trop plein d’informations est meilleur qu’avec des informations manquantes. N’hésitez pas à envoyer des images, fichiers sources ou exemples afin d’étayer votre propos.

3- Communiquer lorsque c’est nécessaire

Comme mentionné auparavant, communiquer peut vous distraire assez facilement de vos activités. N’utilisez pas la discussion instantanée pour bavarder toute la journée. Aussi, incluez les autres membres de l’équipe que lorsque cela est nécessaire pour éviter de perturber ces derniers. Comme lorsque que l’on peut s’agacer d’être en copie de chaque sous-réponse d’un email de groupe.

4- Programmez des temps hors du cadre du travail

Travailler à distance peut parfois vous faire sentir seul, il est alors naturel d’avoir le besoin de s’engager dans une conversation de routine qui ne soit pas liée au travail. Mais, cela peut nuire à l’efficacité de l’équipe. Organisez donc des appels par Skype ou des Hangouts Google (à certains moments de la journée), dans lesquels vous pouvez participer à une discussion libre et décontractée. Cela permettra également aux membres de l’équipe de de tisser de meilleurs liens.

5- Utilisez des logiciels et applications pour une collaboration plus efficace

Les outils collaboratifs offrent de plus en plus d’applications prêts à l’emploi pour rendre le travail collaboratif plus efficace. En effet, avec l’évolution des besoins et les percées technologiques, il existe de plus en plus d’outils s’adaptant à vos besoins. De plus, ceux-ci peuvent également offrir de nombreuses intégrations vous apportant ainsi plus d’informations contextuelles durant vos échanges.

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L’adoption par votre équipe du même outil de collaboration peut être délicat. En effet, chaque membre pouvant avoir ses propres préférences, il est important de discuter ensemble de l’outil à adopter. Essayez de ne pas imposer les outils que vous connaissez déjà, mais suggérez celui ou ceux que vous souhaitez utiliser. Examinez vos options ensemble, évaluez-les, puis sélectionnez le meilleur outil pour votre équipe.

7- Donnez un rôle à chaque membre

Peu importe votre outil de collaboration, ou le type d’équipe que vous êtes (création de contenu, développement, design, etc.), chaque outil nécessite un suivi. Afin d’impliquer toute l’équipe, essayez de donner à chacun une tâche constante (celle-ci aidera également les nouveaux membres à s’habituer aux outils).

Voici quelques exemples de rôles que vous pouvez assigner:

  • Organisation des fichiers et dossiers
  • Maintient des bases de données clients
  • Création et fermeture de tâches

8- Assurez vous que vous avez une connexion internet stable

Utiliser sur une connexion Internet stable est une nécessité qui peut paraître banale, mais souvent négligée. Une connexion Internet peu fiable peut entraîner de nombreux retards pour vous et vos collaborateurs.

Votre connexion Internet doit être excellente car:

  • Vous devrez peut-être partager des fichiers volumineux
  • Vous pouvez organiser des vidéoconférences
  • Vous devez être joignable à tout moment (c.f., point 1)

9- Assurez vous que les réunions soient faites pour avancer et non pour discuter de l’avancement

L’une des premières choses qui vient à l’esprit lorsque vous travaillez à distance est «comment allons-nous organiser nos meetings?». Même si, comme mentionné précédemment, travailler à distance est un bon moyen pour éviter le trop plein de réunions, cela reste quand même nécessaire dans votre emploi du temps. Une réunion peut créer une dynamique vertueuse, mais seulement si elles sont faites pour avancer et non pas pour discuter avancement.

Pour chaque réunion, vous devez consolider un plan d’action, en vous assurant que les efforts de l’équipe tendent vers votre objectif final. De nombreux outils de vidéoconférence offrent un partage d’écran. Vous pouvez utiliser ceci pour permettre à un membre de l’équipe de prendre des notes et les partager avec les autres. Par exemple, dans notre équipe, nous exploitons l’application wiki de la plateforme pour la prise de notes lors de nos meetings.

10- Féliciter les membres individuellement afin de garder le moral au beau fixe

Féliciter votre équipe est comme dire « Je t’aime », après un certain temps, ca perd de sa valeur. La confiance de vos membres (c’est-à-dire leur niveau de collaboration) est plus élevée lorsqu’ils savent qu’ils sont sur le bon chemin. Par conséquent, au lieu de complimenter toute l’équipe à la fois, assurez-vous de donner des retours individuels et d’expliquer ce que vous avez aimé de leur contribution. Renforcer le moral de vos collaborateurs ne peut que vous aider à atteindre vos objectifs.

Planifier, gérer et discuter du travail (surtout à distance) peut prendre beaucoup de temps. Puisque nous devons être le plus efficace possible, il est naturel d’optimiser les flux de travail et la communication entre les membres de l’équipe.

Avez-vous une astuce à nous partager? N’hésitez pas à le faire dans les commentaires!

 

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Product Marketing Specialist

Je suis un spécialiste en marketing produit et un passionné de la technologie. Mon rôle chez eXo est de soutenir les activités marketing et opérationnelles de notre outil de travail collaboratif. Je blogue principalement sur la transformation digitale, la collaboration, la technologie open-source et l'utilisation de la plateforme collaborative eXo.

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